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Interne Unternehmenskommunikation

Wie kann man interne Kommunikationsprobleme vermeiden?

Sie haben ein Ziel, dass Sie nur gemeinsam in einer Gruppe erreichen können? Das wichtigste in diesem Fall ist, dass Sie sich intensiv und offen austauschen. Werden Informationen teilweise oder gar nicht weitergegeben, kann das gewünschte Ziel nur schwer oder nicht in der gewünschten Form erreicht werden. Das trifft im Privaten genauso wie im Geschäftsleben zu. Doch gerade in Unternehmen wird Wissen und damit verbundene Informationsflüsse als Machtinstrument ausgespielt und damit reibungslose Prozesse gestört.

Formen der internen Kommunikation

Interne Kommunikation beschriebt alle verbalen und nonverbalen Kommunikationen zwischen den Mitarbeitern einer Gruppe, die als Ziel hat, Prozesse zu optimieren, Informationen auszutauschen oder die Motivation und Loyalität zu erhöhen. Wie Sie wissen, unterscheidet man hier in formeller Kommunikation, die z.B. durch Arbeitsgesetze geregelt ist und informeller Kommunikation, die frei durch die Gruppe gestaltbar ist. Gerade in der informellen Kommunikation kommt es immer wieder zu Problemen, die sich z.B. in Unternehmen direkt auf die Produktion bzw. auf den Vertrieb und damit verbunden Umsatz auswirken. Ein Vertriebsmitarbeiter, der die neuen Produkte nicht ausreichend oder gar nicht kennt, wird diese nicht erfolgreich am Markt platzieren können.

Gestaltung der internen Kommunikation

Die klassischen Instrumente der traditionellen Top-Down-Kommunikation, der Informationenfluss erfolgt hier einseitig und meistens kaskadenförmig, sind Pinwände, Rundschreiben oder Mitarbeiterzeitschriften sowie die Informationsweitergabe durch den direkten Vorgesetzen. Durch die Digitalisierung und den damit verbundenen elektronischen Medien, ist ein intensiver Dialog unter den Teilnehmern einer Gruppe möglich und eine streng zentralgesteuerte Kommunikation nicht mehr zeitgemäß. Führungskräften in Unternehmen bzw. Leitern von Gruppen, übernehmen immer häufiger die Moderatoren Position zwischen den Experten ein. Durch den direkten Austausch der Fachkräfte untereinander werden Abläufe praxisorientiert optimiert und die Führungskräfte erhalten durch die Moderation wichtige Informationen für die strategische Ausrichtung. Zu den genannten klassischen Instrumenten, wobei die Pinwand hier meistens einem digitalen Infoscreen weichen musste, haben sich Email-Anwendungen, Foren, Blogs, Newsletter, Chats, Videokonferenzen und in größeren Unternehmen das firmeninterne Intranet etabliert.

Alle informieren, aber keiner fühlt sich informiert

Die Herausforderung bei der modernen internen Kommunikation ist die richtige Dosierung der Informationshäufigkeit zu finden. Durch die Leiter einer Gruppe oder die Führungskräfte im Unternehmen muss eine Steuerung der Informationsströme erfolgen. Die Teilnehmer einer Gruppe sind in der Regel mit ihrer täglichen Arbeit ausgelastet. Erfolgt nun eine Überflutung mit Informationen aus verschiedenen Kanälen, selektiert der Gruppenteilnehmer schnell die für ihn vermeintlichen wichtigen Informationsquellen aus und vernachlässigt die weiteren Quellen. So gehen wichtige Informationen verloren und die Motivation an der Teilnahme am Dialog sinkt. Wer kennt es nicht? Schnell noch ein paar Empfänger einer Email in cc gesetzt. Lieber einen mehr, als einen zu wenig. Der Absender hat aus seiner Sicht alle relevanten Daten weitergeleitet. Für den Empfänger wird die Selektion der für ihn wichtigen Informationen immer schwerer und zeitintensiver. Klare Kommunikationsregeln und eine Bündelung von Informationflüssen müssen zwingend Teil der internen Kommunikation sein.

Praktische Lösungen im Arbeitsalltag

Planen Sie gleich zum Beginn neuer Projekte die Informationsweitergabe. Wer übernimmt welche Aufgaben und wer schickt welche Informationen. Legen Sie in der Gruppe auch fest, in welchen Abständen Reportings oder allgemeine Informationen ausgetauscht werden. Hinterfragen Sie in regelmäßigen Abständen die festgelegten Regeln aktiv. So wird eine ggf. wachsende Unzufriedenheit bei der Informationshäufigkeit oder -dichte schnell im Keim erstickt. Bei schon länger bestehenden Projekten oder in Unternehmen mit gewachsener Unternehmenskommunikation, lohnt es sich auf externe Berater zurückzugreifen. Sie nehmen eine neutrale Rolle ein und können dabei helfen alte Strukturen aufzubrechen. Zusätzliche Vorteile bestehen darin, dass keine gruppeninternen Ressourcen aufgebraucht werden und persönliche Befindlichkeiten aus dem Prozess genommen werden.